大学院の進学辞退は、決めた時点ですぐ連絡してください。
ただし、メールを1通送れば終わるとは限りません。
大学院によっては、入学辞退届の提出、入学許可証の返送、電話連絡、学費返還手続きが必要です。
この記事では、大学院の進学辞退メールの例文を、宛先別に整理します。
あわせて、辞退届、入学料、授業料返還、教授への伝え方も確認します。
最終判断は、必ず合格先の入学手続要領に従ってください。
私は院試相談で、合格後の辞退連絡に悩む受験生をよく見ます。
失礼にならないか不安になる気持ちは自然です。
ただ、連絡が遅れる方が相手に迷惑をかけます。
| 状況 | 最初にやること |
|---|---|
| まだ入学手続き前 | 入試係へ辞退方法を確認する |
| 入学手続き後 | 辞退届と返還手続きを確認する |
| 教授と連絡済み | 入試係と教授の両方へ連絡する |
| 専願・推薦入試 | 辞退できる条件を必ず確認する |
大学院の進学辞退で最初に確認すること
まず、メール本文を書く前に手続きを確認します。
進学辞退は、気持ちの連絡ではなく正式な入学手続きの一部だからです。
入学辞退届が必要か確認する
東京大学大学院理学系研究科の案内では、入学を辞退する場合、入学辞退届を提出するよう示されています。
同研究科の入学辞退届様式には、課程、入学時期、受験番号、合格専攻、氏名、現住所、電話番号、在学校名、辞退理由、進学先を書く欄があります。
つまり、メールだけで終わるとは限りません。
まず、合格者向けページ、入学手続要領、合格通知メールを確認してください。
辞退期限を確認する
辞退には期限があります。
大阪大学医学系研究科の入学手続きページでは、入学を辞退する場合、入学辞退届を指定期日必着で送付するよう案内されています。
また、入学手続き期限までに手続きを完了しない場合、辞退したものとして扱う旨も示されています。
ただし、何もせず放置してよいという意味ではありません。
正式な辞退連絡をしておく方が安全です。
専願や推薦入試は特に注意する
専願や推薦入試では、辞退の扱いが一般入試と違うことがあります。
北里大学大学院入試情報では、専願者は原則として入学を辞退できないと案内されています。
やむを得ない理由で辞退する場合は、研究科入試係へ電話で申し出たうえで、所定の入学辞退届などを提出する流れが示されています。
推薦や専願で合格した人は、自己判断でメールだけ送らないでください。
進学辞退メールは誰に送るべきか
進学辞退の連絡先は、状況で変わります。
迷ったら、入学手続きの担当窓口を最優先にします。
まず入試係・教務係に連絡する
正式手続きの窓口は、研究科の入試係や教務係です。
合格通知、入学手続書類、Web出願システムの案内に書かれている連絡先へ送ります。
件名には、受験番号、氏名、辞退の旨を入れてください。
担当者がすぐに処理できるようにするためです。
研究室訪問や内諾がある場合は教授にも伝える
研究室訪問をしていた場合や、指導予定教員とやり取りしていた場合は、教授にも連絡します。
ただし、教授への連絡だけで正式辞退にはなりません。
入試係への手続きを済ませたうえで、教授へもお詫びと報告をします。
研究室訪問の段階から関わってもらった場合は、短くても丁寧に伝えてください。
研究室訪問の流れは、大学院の研究室訪問では何を話すかでも整理しています。
併願先にも関係する
進学辞退は、併願戦略とセットで考えます。
第一志望の合格が決まったら、進まない大学院へ早く連絡してください。
大学側の補欠合格や事務処理に関わることがあるためです。
複数受験の考え方は、大学院は併願できるかも参考になります。
進学辞退メールに入れる内容
進学辞退メールは、長い説明よりも正確さが大切です。
必要な情報を抜けなく入れてください。
件名は一目で分かる形にする
件名は、担当者が検索しやすい形にします。
次のような件名で十分です。
「入学辞退のご連絡（受験番号〇〇・氏名〇〇）」
教授へ送る場合は、少し柔らかくしても構いません。
「大学院進学辞退のご報告（氏名）」のようにします。
本文には受験番号と氏名を入れる
入試係へ送るメールには、受験番号、氏名、合格した研究科・専攻を入れます。
受験番号がないと、担当者が確認に時間を使います。
電話番号も入れておくと、追加確認が必要なときに連絡してもらいやすいです。
辞退理由は、詳しく書きすぎなくて大丈夫です。
「他大学院へ進学するため」「進路変更のため」程度で足ります。
辞退届の提出方法を確認する
本文の最後には、必要な手続きを確認する一文を入れます。
「入学辞退届の提出方法について、ご指示いただけますでしょうか」と書けば自然です。
すでに提出方法が分かっている場合は、「本日、入学辞退届を郵送いたします」と具体的に書きます。
メールは、手続きの入口として使ってください。
入試係への進学辞退メール例文
まず、正式窓口へ送る例文です。
自分の受験番号、専攻名、氏名に直して使ってください。
件名：入学辞退のご連絡（受験番号〇〇・氏名〇〇）
〇〇大学大学院 〇〇研究科 入試係 御中
お世話になっております。
〇〇研究科〇〇専攻に合格いたしました、受験番号〇〇の〇〇〇〇と申します。このたび、進路を慎重に検討した結果、貴研究科への入学を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
合格の機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
入学辞退届など、今後必要な手続きがございましたら、ご指示いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
氏名
電話番号
メールアドレス
入学手続き前なら簡潔でよい
入学手続き前なら、辞退の旨と手続き確認を伝えます。
謝罪を長く書きすぎる必要はありません。
担当者が知りたいのは、誰が、どの専攻を、いつ辞退するかです。
入学手続き後なら返還手続きも確認する
入学手続き後に辞退する場合は、納付金の扱いも確認します。
昭和女子大学大学院の案内では、入学時学納金を完納後に入学辞退する場合、所定の手続きを行えば、入学金以外の学費を返還すると案内されています。
一方で、大学や時期によって返還条件は違います。
入学料、授業料、諸会費の扱いを必ず確認してください。
教授への進学辞退メール例文
次に、研究室訪問やメール相談をしていた教授へ送る例文です。
教授へのメールでは、事務手続きよりもお礼とお詫びを丁寧に書きます。
件名：大学院進学辞退のご報告（氏名）
〇〇先生
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。先日は、研究室訪問および大学院進学についてご相談の機会をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に進路を検討した結果、今回は貴研究室への進学を辞退させていただくことにいたしました。
お忙しい中お時間をいただいたにもかかわらず、このようなご報告となり申し訳ございません。
先生から伺った研究内容やご助言は、今後の進路を考えるうえで大変参考になりました。
末筆ながら、先生ならびに研究室の皆様のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名
理由は詳しく書きすぎない
教授への辞退理由は、詳しく書きすぎない方が自然です。
「他大学院へ進学するため」「進路を再検討したため」などで足ります。
別の研究室の方がよい、条件がよい、といった比較は避けてください。
お世話になったことへの感謝を中心にします。
内諾がある場合は早めに伝える
内諾や受け入れ予定の話が進んでいる場合は、特に早く連絡します。
教授や研究室側も、受け入れ人数や研究テーマを考えているためです。
辞退を決めたのに放置すると、相手の予定に影響します。
迷っている段階で相談するか、辞退を決めた時点ですぐ報告してください。
研究室・事務室へ電話する場合の例文
大学によっては、電話連絡を求める場合があります。
北里大学の案内のように、まず電話で申し出るよう示されている例もあります。
お世話になっております。
大学院入試で〇〇研究科〇〇専攻に合格いたしました、受験番号〇〇の〇〇と申します。入学辞退についてご連絡いたしました。
進路を検討した結果、今回は入学を辞退させていただきたく存じます。
入学辞退届など、必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。
電話後はメールで記録を残す
電話で伝えた場合も、必要ならメールで記録を残します。
「先ほどお電話でご案内いただいた通り、入学辞退届を郵送いたします」のように書きます。
電話だけだと、日付や手続き内容が自分の手元に残りません。
送付先、締切、必要書類をメモしてください。
入学料・授業料・返還で注意すること
進学辞退で一番揉めやすいのは、お金の扱いです。
大学ごとに規定が違うため、一般論だけで判断しないでください。
入学料は返還されないことが多い
国立大学の大学院では、入学料が282,000円に設定されている例があります。
東京大学の入学料・授業料ページでも、大学院学生の入学料は282,000円と示されています。
いったん納付した入学料は返還されない扱いの大学が多いです。
ただし、制度や年度で扱いが変わる可能性があります。
納付前に、入学手続要領を必ず確認してください。
授業料や諸会費は期限内なら返還される場合がある
授業料や諸会費は、期限内に手続きすれば返還対象になる場合があります。
昭和女子大学大学院の案内では、所定の手続きを行えば入学金以外の学費を返還するとされています。
ただし、登録期限や提出書類があります。
返還先の口座情報が必要になることもあります。
辞退メールでは、返還手続きの有無も確認してください。
免除申請中の人は窓口に確認する
入学料免除や授業料免除を申請している人は、通常より確認事項が増えます。
免除申請、入学手続き、辞退手続きが別の窓口になることがあるためです。
辞退を決めたら、入試係だけでなく、必要に応じて学費担当にも確認してください。
自己判断で放置すると、後から請求や書類不備につながる可能性があります。
進学辞退メールで避けたい表現
進学辞退メールでは、相手を責める表現を避けます。
辞退の理由があっても、全部説明する必要はありません。
| 避けたい表現 | 言い換え |
|---|---|
| 第一志望ではなかったので辞退します | 進路を慎重に検討した結果、辞退いたします |
| 条件が合わなかったので辞退します | 進路上の事情により辞退いたします |
| 別の大学の方が良いので辞退します | 他大学院へ進学するため辞退いたします |
| 入学しないので手続きしません | 必要な辞退手続きについてご教示ください |
比較や不満は書かない
辞退メールに、大学や研究室への不満を書く必要はありません。
比較や評価を書いても、相手にとって処理しやすくなるわけではないからです。
辞退の意思、謝意、必要手続きの確認に絞ってください。
返信を待たずに勝手に終わらせない
メールを送ったら、返信を確認します。
辞退届、郵送、Webフォーム、返還手続きなど、追加の指示が来ることがあります。
返信が数日ない場合は、電話で確認してください。
特に期限が近い場合は、メールだけで待ち続けない方が安全です。
進学辞退のタイミング
進学辞退は、決めたら早い方がよいです。
ただし、第一志望の合格が確定する前に焦って辞退しないでください。
第一志望の入学意思が固まってから辞退する
辞退は、進学先が固まってから行います。
合格通知、入学手続き、入学意思の確認が済んでいるかを見てください。
口頭で「大丈夫そう」と言われただけの段階で辞退すると危険です。
正式な合格と進学意思を確認してから、他の大学院へ連絡します。
補欠や追加合格に影響することがある
大学院によっては、辞退者が出ることで補欠や追加合格に動く場合があります。
だからこそ、進学しないと決めた大学院には早めに伝えてください。
辞退連絡が遅れると、大学側だけでなく他の受験生にも影響します。
進学先が決まったら、できるだけ当日か翌営業日に連絡します。
進学辞退と教授への報告で迷うケース
進学辞退は、単純な事務連絡で終わらないことがあります。
研究室訪問、推薦書、所属大学の指導教員が関わる場合です。
所属大学の教授にも報告する
外部院試を受けていた人は、所属大学の教授にも結果を報告します。
推薦書や卒業研究で関わってもらった場合は特に必要です。
外部院試を教授へ伝えるタイミングは、外部院試を教授に伝えるタイミングで詳しく整理しています。
進学先が決まったら、卒業研究の予定も合わせて相談してください。
辞退した大学院を将来受け直す可能性がある場合
辞退した大学院と、将来まったく関係がなくなるとは限りません。
博士課程、共同研究、学会、就職後のつながりで関わることもあります。
だからこそ、辞退の連絡は丁寧に残してください。
短いメールでも、印象は変わります。
よくある質問
大学院の進学辞退でよくある疑問をまとめます。
迷ったら、合格先の入試係に確認してください。
メールだけで進学辞退できますか？
大学院によります。
入学辞退届の提出が必要な例があります。
メールは、辞退意思の連絡と手続き確認として使ってください。
辞退理由は正直に書くべきですか？
詳しく書く必要はありません。
「他大学院へ進学するため」「進路上の事情により」で十分です。
比較や不満は書かないでください。
入学手続き後でも辞退できますか？
できる場合があります。
ただし、辞退届、期限、納付金の返還条件は大学ごとに違います。
すぐ入試係へ連絡してください。
辞退したら失礼になりますか？
辞退自体が失礼というわけではありません。
連絡が遅い、必要手続きをしない、教授へ無連絡のまま放置する方が問題です。
決めたら早く、短く、丁寧に伝えてください。
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進学辞退は、併願や進路判断とつながっています。
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まとめ：大学院の進学辞退はメールと正式手続きを分ける
大学院の進学辞退は、早めに連絡してください。
ただし、メールだけで完了するとは限りません。
入学辞退届、提出期限、納付金の返還、教授への報告を分けて確認します。
入試係には、受験番号、氏名、合格専攻、辞退の旨、手続き確認を書きます。
教授には、お礼とお詫びを中心に短く伝えます。
辞退理由は詳しく書きすぎず、比較や不満は避けてください。
進学しないと決めたら、当日か翌営業日に連絡するくらいで動くと安心です。
参考にした一次情報
この記事では、大学院の公式入学手続き案内、入学辞退届様式、学費返還案内を確認したうえで整理しています。